Статьи

Концепция системы документооборота. Как выбрать систему электронного документооборота

Опубликовано: 31-03-2012 10:03

Разработка концепции системы документооборота - первый шаг к внедрению электронного документооборота

Поскольку размер статьи ограничен, а обсуждать эту тему я могу часами, то мне придётся остановиться на принципиально важных (концептуальных) вещах и пожертвовать многими мелочами. Но если они Вас интересуют, то Вы можете обратиться ко мне, и я с удовольствием поделюсь своими мыслями на тему, «какой должна быть система электронного документооборота?».

ФУНКЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ, УЧЁТА И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Так исторически сложилось, что сначала были системы электронных архивов документов. Они обеспечивали функции архивного хранения документов в электронном виде. Исполненные документы оцифровывались и помещались в базу данных электронного архива для хранения. В таких системах были электронные карточки, дела, функции поиска и функции удаления документов. Однако проблемы с потерями бумажных документов привели к пониманию того, что документы необходимо оцифровывать на ранней стадии, задолго до того как они будут помещены в архив. Например, на этапе их регистрации. Но если вносить карточки в архив ещё не исполненных документов, то надо как-то их отличать от карточек завешённых. Тогда потребовалась адаптация существующих на то время систем электронных архивов. Для этого в карточки добавили дополнительные поля статусов документа, а так же были доработаны журналы документов, так что бы они могли показывать карточки документов с разными статусами. Вот так и получились первые системы электронного документооборота. Правда, статус у документов проставлялся вручную, сотрудником. Хорошо, если регистрационные номера формировались автоматически.

Из всего выше сказанного хочу сделать вывод. Если Вам нужно автоматизировать учёт, регистрацию и архивное хранение документов, то я бы выбирал из систем созданных ещё в 90-х годах прошлого века. Эти системы за годы создания и эксплуатации впитали в себя всю бюрократическую настройку для учёта и хранения документов. Как правило, у таких систем обширная база типовых форм документов, множество разных карточек, которые можно распечатать (у меня всегда в этом месте возникает улыбка: электронный документооборот для распечатки ворохов бумаги – где логика?) В дань моде, ну и чтобы не отставать от молодых конкурирующих систем, они тоже называются системами электронного документооборота. Но не стройте себе иллюзий. Использовать эти системы Вы полноценно сможете только для того, для чего они создавались – для регистрации и хранения. Многим этого достаточно. Это я вынес из своей практики. Сначала громкие лозунги «Даёшь электронный документооборот в массы!», а на практике всё заканчивается автоматизацией работы трёх- пяти сотрудниц канцелярии и одного архивариуса во главе с джентльменом, преклонных годов, знающих ещё советские стандарты учёта документов. Я не против этого. Это даже в чём- то хорошо. В организации появляется электронное хранилище документов, налаживается учёт.

Но моя цель, донести до Вас, уважаемые читатели, что название и упаковка могут не соответствовать сути и содержанию. Вы должны точно понимать, какие у Вас не только краткосрочные цели, но и думать про перспективу. Да, на первые два, может три года система Вас и устроит, а что дальше? Как Вы будете её развивать и масштабировать под потребности динамически развивающегося бизнеса? Какие инструменты Вам предоставляет для этого система?

Итак. Добавляем в концепцию системы документооборота первое требование. Система электронного документооборота должна содержать полнофункциональный электронный архив.

ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МАРШРУТАМИ ДОКУМЕНТОВ

Раз мы говорим о документообороте, и мы уже где-то поняли, что учёт и хранение документов это не документооборот. Так о чём же речь? Я всегда стараюсь использовать термин документационные процессы, когда речь заходит о документообороте. Процесс, это когда что-то происходит с чем-то во времени и в определённом порядке. В отношении документов – это порядок обработки документов. В простом виде это набор этапов обработки, следующих друг за другом. Разные виды документом могут иметь разные процессы обработки. Например, процесс обработки входящей корреспонденции содержит такие этапы: регистрация, рассмотрение, исполнение, контроль, архивное хранение. Тут можно сказать, что система электронного документооборота должна не просто иметь возможность указать статус документа, но определять их последовательность и не позволять совершать непредусмотренные действия.Например, нельзя удалить документ, находящийся на исполнении. Что бы это сделать, его нужно отозвать, отменить и только после этого удалять. Причём все действия, совершаемые с документом должны автоматически фиксироваться.

Вывод второй. Система документооборота должна для каждого вида документа содержать индивидуальный процесс обработки и управлять движением документа в соответствии с последовательностью этапов процесса.

ДИНАМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРАВАМИ ДОСТУПА

Как мы уже видим, что полнофункционально использование системы электронного документооборота быстро выходит за рамки канцелярии и вовлекает в процесс большое количество новых участников. Мы уже коснулись подписантов и исполнителей. Первые рассматривают документ и выносят свой вердикт – резолюцию, кто и в какие сроки и что должен сделать в отношении данного документа, ну и вторые – те, кто это всё должен притворить в жизнь. Всех участников работы с документационным процессом будем назвать Ролями. И регистратор, и архивариус, и контролёр, это всё роли. У каждой роли есть своя задача, сделать определённую работу с документом. Причём взаимодействуют роли с процессом на каждом этапе по-разному. Например, Исполнителю вообще не нужно ничего знать о документе, пока документ ему не придёт на исполнение. Зарегистрировать документ можно только на этапе регистрации, внести резолюцию может только Утверждающий и только на этапе Рассмотрение, снять с контроля документ может только Контролёр и т.д.. К чему я это? А к тому, что в ходе процесса система электронного документооборота должна динамически раздавать нужные права доступа пользователям – участникам процесса или Ролям.Статические права нам не подойдут - у нас документы двигаются по маршруту. Статические права пользователей - это удел систем архивного хранения и учёта документов.

Наша концепция системы документооборота пополнилась третьим требованием. Система электронного документооборота должна позволять настраивать для каждого процесса индивидуальную ролевую модель и управлять правами доступа. Ролевая модель состоит из Ролей и описаний прав доступа применительно к каждому этапу процесса. Права доступа должны задаваться как для действий, предусмотренных в процессе, так и для полей карточки документа, и в зависимости от этапа процесса.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одной из причин внедрения системы электронного документооборота является необходимость автоматизации контроля исполнения документов. В первую очередь это было связано с необходимостью соблюдения сроков ответов на обращения граждан и юр. лиц, а так же исключения ошибок (и далеко не орфографических!) в ответах. Кстати, наличие подключаемых словарей для проверки орфографии в документах хорошая опция!

Решение, обеспечивающее универсальный и эффективный контроль исполнения документов заключается в тесной интеграции системы контроля исполнения поручений и системы электронного документооборота. Система контроля исполнения поручений позволяет не только контролировать срок исполнения документа и присваивать ему статус «просрочен», но и строить множественные цепочки поручений, отслеживать статусы и сроки исполнения каждого поручения, что в свою очередь обеспечивает прозрачность процедуры контроля.

Добавим в концепцию и это требование.

Если Вы дочитали до этого места, то я просто горжусь Вами! Вы уже заметили разницу между описанными мною системами учёта и хранения документов от систем электронного документооборота? Есть ещё несколько важных моментов, которые нельзя не отметить. Это электронное согласование и подсистема уведомлений.

ПОДДЕРЖКА ЭЛЕКТРОННОГО СОГЛАСОВАНИЯ

Как только системы электронного документооборота стали использоваться не только для регистрации и учёта, но и для контроля исполнения, как возникло желание автоматизировать и начальные стадии работы с документами. Это этапы подготовки и согласования. Несомненно, возможность сократить сроки согласования документов – хорошая идея. Она особенно актуальна, если в согласовании участвуют территориально удалённые подразделения. Развитие Интернет технологий привело к тому, что это стало возможным и практически все системы электронного документооборота теперь обеспечивают возможность удалённой работы в режиме on-line в единой информационной базе документов.

Теперь посмотрим, что нужно для того чтобы провести электронное согласование. Кстати, согласование, это тоже процесс, имеющий определённую последовательность этапов. Согласование может проходить в несколько этапов. Но в отличии от документационных процессов, где маршрут заранее жёстко определён, или как ещё говорят регламентирован, процесс согласования может быть произвольным. Да, конечно никто не исключает использования типовых шаблонов согласования, но сейчас, при выборе системы документооборота, нас интересует возможность задания произвольной схемы согласования для экземпляров одного вида документа. Сейчас я имею в виду гибкую маршрутизацию. Выглядит это так.

Схема электронного согласования

В карточке процесса создаётся блок схема выполнения этапа согласования. И когда наступает этап согласования, то работа с документом осуществляется в соответствии с этой схемой. Настроенная один раз схема может быть сохранена в виде шаблона для последующего использования. Иногда очень удобно иметь возможность менять гибкую (она поэтому так и называется) схему согласования непосредственно в ходе согласования. Например, начальник юр. службы, которому поступил на согласование лицензионный договор, хочет получить от эксперта заключение по данному документу. Тогда он вносит в схему согласования после себя эксперта и сразу за ним, вновь указывает себя. И отправляет документ далее по маршруту. Документ поступит эксперту, то внесёт в карточку свои комментарии и после этого документ снова поступит начальнику юр. службы и он сможет выполнить согласование, уже имея на руках экспертное заключение.

Вывод четвёртый. Для проведения электронного согласования в рамках общего документационного процесса удобно иметь возможность составить графическую схему согласования документа, в соответствии с которой и должно выполняться согласование, а система электронного документооборота должна направлять документ согласующим лицам в соответствии с заданной схемой.

В ходе согласования участники должны иметь возможность внести свои замечания, которые должны быть учтены инициатором согласования в новой версии документа. То есть в ходе согласования документ может меняться. И тут мы приходим ещё к одной важной функции, без которой система электронного документооборота не может существовать. Это управление версиями документов.

Считаю, что в концепцию системы документооборота нужно включить следующий вывод: Система электронного документооборота должна иметь универсальные средства для создания и управления версиями документов. Версии должны автоматически нумероваться и отображаться в виде разворачивающегося списка документов, в заголовке которого всегда должна отображаться актуальная (последняя) версия документа. Система электронного документооборота должна управлять правами доступа пользователей к версиям документов.

ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ. УВЕДОМЛЕНИЯ И НАПОМИНАНИЯ

Принципиально важно в процессном управлении не только контролировать, на каком этапе находиться документ, кто с ним работает, сколько времени затрачено и сколько осталось, но и своевременно информировать и напоминать участникам процесса о том, что они должны выполнить свою работу. Встроенная в систему документооборота подсистема коммуникаций должна обеспечивать гарантированную доставку уведомлений пользователям о событиях, возникающих в ходе работы. Например, о том, что сотруднику поступил новый документ. Система уведомлений должна не только информировать о событии, но и подсказывать, что сотрудник должен сделать с документом, например: рассмотреть, согласовать, исполнить и т.д. Автоматические напоминания о сроках не позволят сотрудникам забыть о своих поручениях.

При работе с документом часто возникает необходимость запросить у другого подразделения нужную информацию. Очень важно, чтобы эта информация аккумулировалась в процессе. Для этого система сообщений должна предоставлять пользователям возможность обмениваться сообщениями в рамках конкретного документа и отображать все сообщения и их статусы в отдельном окне, связанном с карточкой документа.

Концепция системы документооборота обязательно должна содержать следующее требование: Наличие в системе электронного документооборота подсистемы сообщений является жизненно важным для обеспечения эффективной, совместной работы пользователей. Универсальная подсистема уведомлений и напоминаний, интегрированная в систему электронного документооборота – это эффективный инструмент поддержки внутренних коммуникаций и исполнения документов.

Вот мы и выяснили ещё одно принципиальное отличие системы электронного документооборота от систем учёта документов. Оно заключается в коллективной работе группы пользователей с документом. Масштаб внедрения системы электронного документооборота – все рабочие места пользователей. Масштаб системы учёта документов – секретариат, канцелярия, архив. Поэтому тут важно не ошибиться при выборе системы электронного документооборота: постепенно к серверу документооборота будут подключаться всё новые и новые пользователи и, причём, непросто с целью поиска и просмотра документов, а реального участия в документационных процессах. А справиться ли платформа системы с таким масштабом?

ПОДУМАЕМ О РАЗВИТИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В начале этой статьи я проронил несколько слов об инструментах развития системы документооборота. Жизнь идёт, всё меняется. Развивается бизнес и вместе с ним развивается информационная системы, которая должна его поддерживать. Если на момент выбора системы электронного документооборота Вас всё устраивало в выбранной программе, то через несколько лет Вам однозначно потребуется что-то с ней делать. Я знаю несколько организаций, которые уже сменили по три – четыре системы документооборота! И я знаю людей, которые мне говорили, что и они знают такие организации. Неужели проще купить и внедрить новую систему документооборота? К сожалению, зачастую так и есть. Большая часть систем имеет закрытый код, жёсткую архитектуру, а если и имеет встроенные средства настройки, то они очень ограничены в своих возможностях. После того, как разработчик системы документооборота выставит ценник по доработке системы под Ваши требования – предложение о покупке новой программы становится вполне оправданным. Поэтому я настоятельно рекомендую, при выборе системы электронного документооборота, особое внимание уделить наличию в ней профессиональных (профессиональный – значит позволяющий сделать больше, лучше, быстрее и качественнее) инструментов для настройки и разработки процессов электронного документооборота. Так же нужно обратить внимание, на каком языке программирования ведётся настройка. Это должен быть широко распространенный язык, например PHP. Тогда у Вас не будет проблем с наймом и стоимостью специалиста, который сможет эту систему настраивать.

Ну и в заключении в состав концепции системы документооборота добавим седьмое требование. Система электронного документооборота должна быть с открытым кодом и содержать профессиональные инструменты настройки и адаптации. Это позволит динамично развивать и адаптировать систему к изменяющимся условиям бизнеса.

Такую программу Вы сможете эксплуатировать долго и без особых затрат.

ВЫВОДЫ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ

В резюме нашей концепции системы документооборота можно включить следующее утверждение: Совеременная система электронного документооборота это программа с открытым кодом и развитыми средствами настроек, основанная на процессном управлении (маршруты, роли, права доступа, поручения, события, уведомления) потоками различных видов электронных документов, обеспечивающая функции подготовки, согласования, регистрации, контроля исполнения и архивного хранения документов в электронном виде.

В систему могут быть включены разные прочие фишки и технологии, такие как штрих-кодирование, ЭЦП, потоковое сканирование, интеграция с внешними системами, формирование отчётов. Вся та функциональность, которая позволяет автоматизировать некоторые виды работы.

Надеюсь, что данная информация поможет Вам сделать правильный выбор системы электронного документооборота.

www.escom-bpm.com